Представьте, что у вас есть база контактов в CRM. В ней куча разной информации — полезной и не очень — и вы хотите перенести её в сервис рассылки. Как это сделать?
Для начала базу нужно выгрузить. Обычно сервисы поддерживают различные форматы: csv, txt, xls или xlsx, так что выгрузить можно просто в Excel-таблице.
Затем её нужно почистить от лишней информации. Вам точно нужны: ✔️ email; ✔️ имя и фамилия; ✔️ телефон; ✔️ дата рождения.
Остальное — уже опционально и зависит от специфики вашего бизнеса. Например: 📌 отчество — если вы обращаетесь к подписчикам по имени и отчеству; 📌 персональный менеджер — если с каждым клиентом работает конкретный человек; 📌 даты покупок — чтобы сегментировать по частоте или последней сделке; 📌 суммы покупок — чтобы сегментировать по среднему чеку или тому, сколько денег принёс вам клиент; 📌 приобретённые товары — чтобы сделать предложение о покупке похожих или дополняющих товаров; 📌 размер одежды/обуви или другая информация, относящаяся к особенностям клиента — чтобы предлагать именно то, что ему нужно; 📌 город/район/улица — чтобы сегментировать по геоданным. В общем, всё, что может сделать ваши предложения более точными и повысить вероятность заинтересовать клиента.
Что точно не нужно — так это всякие технические данные, которые во множестве хранятся в CRM: ID заказа, ID контакта, данные для рекламы, источники переходов и т.д. Вряд ли вы когда-нибудь захотите сегментировать по ним подписчиков.
Основной принцип: если вы считаете, что информация когда-нибудь может вам пригодиться, то лучше оставить её в базе. Хуже от этого не будет, зато вы избавите себя в дальнейшем от необходимости заново догружать то, что можно было загрузить сразу.
Теперь нужно привести всю информацию о подписчиках к единому формату для загрузки в сервис рассылки. Все имеющиеся данные о каждом контакте должны находиться строго в одной строке и никак иначе. Вся информация одного типа должна быть в одной колонке: дни рождения с днями рождения, суммы покупок с суммами покупок, города — с городами и так далее. В верхней строке можно прописать названия колонок, сервис потом может превратить их в названия переменных. При этом, если у одного контакта, например, 2 домашних адреса или 5 покупок, а у другого — по одному, то у него этой информации должны соответствовать пустые ячейки. Примерно так: Эмейл — Адрес 1 — Адрес 2 — Покупка 1 — Покупка 2 — Имя Эмейл — Адрес 1 — ............... — Покупка 1 — ..................... — Имя
В одной ячейке размещаем всё, что может быть переменной, например: ✔️ состав ткани из нескольких пунктов ("хлопок 95%, вискоза 5%") нет смысла разделять на разные ячейки, так как это единая сущность; ✔️ "телевизор LG 42 дюйма" может быть как одной переменной, так и тремя разными: например, если вы планируете отправлять рассылки только по тем, кто покупал продукцию LG, или предлагать купить телевизоры с большей диагональю; ✔️ а вот "Иванов Иван Иванович" — это три разные сущности, и их нужно разделить по разным ячейкам, если вы не хотите, чтобы в письмах у вас вместо "Привет, Иван!" использовалось "Привет, Иванов Иван Иванович!"
Учтите: гораздо проще разделить информацию в табличке, чем потом редактировать её в сервисе рассылки. Так что чем качественнее вы подготовите базу к загрузке — тем проще вам будет работать с ней потом.
Подведём итоги: 👉 одна строка — один контакт; 👉 одна колонка — одни и те же переменные; 👉 одна ячейка — одна переменная целиком.